【文章力の鍛え方とは？】5つのトレーニング法とコツを紹介

メールでの説明をなかなか理解してもらえずに何度も説明しなおした経験はありませんか？プレゼンの資料をどうしたら先輩のようにうまく書けるのだろうと悩んだりしたことはないでしょうか？

毎日のビジネスシーンの中で文章を書くという行為から逃れることはできませんよね。

ここでは文章力を鍛える具体的なコツやトレーニング方法をご紹介していきます。
文章力を鍛えることは、人生をより良くしていくことに繋がります。ぜひこの記事を読んで文章力を鍛えていってくださいね。

「文章力」とは     

まずここで言う「文章力」とは、言いたいことや自分の考えていること・気持ちを正確に伝えられる力を意味します。

文章力はセンスや才能のことではありません。鍛えれば誰でも身につけられるスキルです。

文章力を鍛えることによって、わかりやすく伝わりやすいと言われる文章を誰でも書けるようになります。それにより仕事で評価され成績も上がり、人生全般も良くなっていくことでしょう。

文章力を鍛える理由

毎日のビジネスメールやチャットツールを使ったコミュニケーション、企画書や報告書、プレゼン資料など仕事をするうえで文章を書くという行為は必須です。どんな書き方をすれば、相手に理解してもらえるのでしょうか？
文章力を鍛える理由は、以下の3つです。

社会人として文章力が必要とされるワケを解説していきます。

文章力の無さがトラブルやミスを誘発する

文章力の無さがトラブルやミスを誘発することがあります。

たとえば、納期の変更を依頼するメールで、具体的な期日や理由が曖昧だと、相手が誤解し、納品が遅れたり、必要な作業が行われなかったりする可能性があります。また、会議のアジェンダが不明瞭なために、必要な資料を準備せず、無駄な時間を費やしてしまうことも考えられます。こうした状況は、相手の時間や労力を奪うだけでなく、業務全体の効率を下げ、トラブルを招く原因にもなるでしょう。

取り返しのつかない事態を避けるためにも、文章力を磨くことが大切です。

文章力の乏しさが信頼構築を難しくする

文章力が乏しいと、信頼構築が難しくなり、不信感を抱かれる原因になります。

たとえば、取引先とのやり取りで、曖昧な言葉やわかりにくい表現を使うと「この人は仕事ができない」と判断されることもあります。また、リモートワーク中のメールやチャットでの誤解が、信頼関係の悪化に繋がることも珍しくありません。こうした状況を避けるためには、相手に正確かつ明確に伝える力が必要です。

しっかりと文章力を高めることで、相手との信頼を強固に築けるでしょう。

文章力を鍛えることは年収アップにつながる

文章力を向上させることは、年収アップに直結します。

ビジネス誌の調査によれば、文章力に自信がなく苦手意識のある人ほど年収が低い傾向があることが判明しました。年収の高い人は、重要な情報を漏らさず端的に伝え、コミュニケーションを密にし、相手のことを大切に考えていくことを心がけています。

リモートワークの増加により、以前にも増してより一層、「文章を用いたコミュニケーション力」が求められる時代とされている今、文章力を磨くことで、ミスや誤解を減らし、信頼関係を構築できるでしょう。結果的に、それが年収アップのチャンスにつながります。

文章力を鍛える6つのコツ

文章力を鍛える6つのコツは以下の通りです。

コツをつかんで、トレーニングをより実りあるものにしていきましょう。

1. 結論を明確にすることが文章力向上の鍵

結論を明確にすることは、文章を書く際の重要なポイントです。特にビジネスシーンでは、相手が必要な情報を素早く把握することが求められます。結論を冒頭に示すことで、読み手は意図を理解しやすくなり、誤解や混乱を避けることができます。

たとえば、メールで提案する際、最初に「◯◯を提案します」と書くことで、相手はすぐに目的を理解し、その後の説明もスムーズに進みます。結果として、コミュニケーションがスムーズに進み、信頼関係の構築や業務効率の向上につながるでしょう。
このような文章作成には、PREP（プレップ)法が効果的です。次の4つの要素で構成されています。

PREP法を使うことで、文章に説得力が増し、相手に要点が伝わりやすくなります。

2. 簡単な言葉を使うことが重要

簡単な言葉を使うことは、わかりやすい文章を書くための基本です。文章のわかりやすさの前提は「読めること」にあります。難しい専門用語や難読漢字を使うと、読み手に負担をかけ、内容が伝わりにくくなる恐れがあります。

たとえば、子どもでも理解できる表現を意識すると、相手が読めないような難読漢字・専門用語は使わないようにすると誰にでもわかりやすい文章になります。

結果として、相手にストレスを与えず、伝えたい内容が正確に届き、コミュニケーションが円滑に進むでしょう。簡単な言葉を選ぶことで、読みやすさと効果的な伝達が実現します。

3. 「一文一義」で分かりやすい文章を書く

文章を書く際には「一文一義」を意識することが重要です。これは、一つの文に一つの意味を持たせるという基本ルールです。たとえば、複数のトピックを一つの文に詰め込むと、読み手は内容を理解するのが難しくなり、混乱を招くことがあります。逆に、文をシンプルにすることで、相手に伝わりやすくなり、誤解を減らすことができます。

たとえば、提案書では「まず目的を明示し、その後に具体的な手順を説明する」といった具合に、段階的に進めることで相手に負担をかけません。

このように「一文一義」を徹底することで、読みやすさが向上し、スムーズなコミュニケーションを促進できるのです。

4. 伝わる文章は「型」で作られる

わかりやすい文章を作るには、文章の流れを事前に考えてから書き始めることが重要です。伝わる文章は、ほとんどが「型」を用いて書かれており、その代表的な例が「PREP法」です。しかし、読者に行動を促したい場合は、もう一つ有効な方法としてPASONA（パソナ）の法則があります。

PASONAの法則は、以下の構成で成り立っています。

この型は、Web広告やセールスレターで多く活用され、読者に行動を促す効果が高いとされています。

5. 書く前に見出しを考えることが論理的な文章のカギ

文章を書く際には、まず文章全体の構成・見出しを考えることが非常に有効です。見出しは「究極の要約」であり、これを通じて自分が何を一番伝えたいのかを整理できます。

たとえば、いきなり文章を書き始めると、話がまとまらず、要点が不明確になりがちです。しかし、最初に見出しを作ることで、全体の構成が自然と論理的になり、読み手にも伝わりやすくなります。たとえば、プレゼン資料を作る際、最初に各セクションの見出しを設定すれば、流れがスムーズで説得力のある内容になります。

結果として、論理的で効果的な文章が完成し、相手に伝わる力が向上します。

6. 具体的に表現することで誤解を防ぐ

文章を書く際には、具体的な表現を用いることが重要です。抽象的な言葉や曖昧な表現では、相手に意図が正確に伝わらないことがあるので注意が必要です。

たとえば、「たくさん」や「ちゃんと」という言葉は、人によって異なる解釈をされる可能性があります。そのため、「88人」や「9時まで」など、具体的な数字や形容詞を使うことで、相手に誤解を与えず、明確に伝えられます。たとえば、会議の開始時間を「午前中」とするよりも、「9時開始」とする方が、確実に意図が伝わります。

こうした具体的な表現を心がけることで、コミュニケーションの質が向上し、効率的なやり取りが可能になるのです。

文章力を鍛えるトレーニング方法5選

伝わる文章力を鍛えるトレーニング方法は以下の5つです。

限られた時間でも実践可能なトレーニング方法を詳しく解説していきます。

1. メールは必ず相手の目線で読み返すクセをつける

メールを作成した後、必ず相手の立場で読み返す習慣をつけることが大切です。文章を書いている時は、つながりが不自然な箇所に気づきにくいものです。特にビジネスの場では、誤解やミスコミュニケーションを避けるためにも、内容を確認することが重要です。

たとえば、メールを作成した後、少し時間をおいてから読者の目線で読み返すと、客観的に文章を評価できるようになります。さらに、音読することで文章の違和感や不自然な表現が見つかりやすくなります。読者になりきって読むのがコツです。この習慣を身につけることで、メールのクオリティが向上し、相手に伝わる力が強まるでしょう。

2. SNSを活用して要約力を鍛える

短い文章で言いたいことを表現することは、要約力を鍛えるための最適な方法です。特に、X（旧Twitter）などのSNSでは文字数が限られているため、短く明確に伝えるスキルが求められます。このようなSNSを日常的に利用している人は、投稿をルーチン化することで、自然と要約力を高めるトレーニングになります。

たとえば、長い文章を簡潔にまとめる訓練を繰り返すことで、内容をシンプルに伝えるスキルが磨かれます。結果として、文章全体の明確さや伝達力が向上し、他者とのコミュニケーションが円滑になるでしょう。

3. 優れた文章を書き写す（プロを真似る）

文章力を高めるためには、優れた文章を書き写す「写経」が非常に効果的です。プロが書いた良質な文章を徹底的に分析し、丸写しすることで、自然とその表現や構造が身についてきます。

たとえば、本やブログ、SNSなどで自分が「わかりやすい」と感じる文章を探し、それを手本にするとよいでしょう。特に、SNSでおすすめに表示される多くの人に刺さる投稿は、読者の心に響く表現が使われていることが多いです。この方法を繰り返すことで、文章のリズムや論理展開が理解でき、効果的な表現が自然と身につくでしょう。

4. 分からない言葉に出会ったら調べるようにする

文章を書く上で、わからない言葉に出会ったら、すぐに調べる習慣を持つことが重要です。調べずに放置してしまうと、自分の語彙力が停滞し、適切な表現ができなくなります。

たとえば、文章を書いているときに専門用語や新しい言葉に遭遇したら、その場で意味を確認し、自分の中に取り入れましょう。この習慣を続けることで、ボキャブラリーが増え、表現力が広がるだけでなく、読者に正確に伝わる文章を書く力が身につきます。結果として、言葉選びの幅が広がり、文章全体が豊かで伝わりやすくなります。

5. 多くの文章を読む

文章力を高めるためには、多くの良質な文章を読むことが効果的です。特に、プロの校閲者がチェックしている書籍や新聞記事は、表現力を養うための良い手本となります。

たとえば、文章を読んで心を動かされたとき、「なぜこう書かれたのか？」と考える習慣を持つことで、文章の構造やテクニックが理解しやすくなります。また、よく使われる言い回しやわかりやすい文章パターンが自然と蓄積され、想像力や発想力が磨かれます。これを繰り返すことで、自分の表現力が豊かになり、読み手に伝わりやすい文章が書けるようになるでしょう。

まとめ

今回は文章力の鍛え方や伝わりやすい文章のコツについてお伝えしました。
ちょっとした工夫で文章力は確実に向上していきます。ビジネスを円滑に進める上で「文章力」は欠かせないスキルの１つです。特に、文章力の高い人たちは、単に書くことだけでなく「理解されること」を意識しています。伝えたいメッセージを読み手の視点に立ち、どうしたらわかりやすく伝えられるのかを常に考えているのです。

ここで紹介したコツを参考に、ぜひ「伝え下手」から卒業し、相手に「伝わる文章が書ける」存在となりましょう。この記事が、皆さんの人生においてより良い一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです！