【業務効率化】ChatGPTを社内利用するための3ステップ！ユースケースと注意点も徹底解説

「ChatGPTを導入したいけれど、うちの業務で本当に役立つの？」
「上司にChatGPTの効果をどうプレゼンすれば、納得してもらえるだろう？」
「ChatGPT導入プロジェクト、どこから手をつければいいのかわからない…」

ChatGPTの社内利用を検討している方は、このようなお悩みを抱えていませんか？

今注目を集めているChatGPTは、米国OpenAIが開発したAIチャットボットで、まるで人間と会話しているかのような自然なやりとりが可能です。経験やスキルに関わらず、誰でも高品質なコンテンツを生成でき、多様な業務に変革をもたらす可能性があります。

解説内容については以下のとおりです。

本記事を読み終える頃には、ChatGPTを社内に安心して導入し、活用するための知識が身につきます。
ぜひ最後までお読みください。

ChatGPTを社内利用するメリット3つ

ChatGPTの導入は、企業に多大なメリットをもたらします。AIの力を活用することで、社員の業務負担を軽減し、生産性を大幅に向上させることが可能です。
ChatGPTを導入することで得られる3つの主要なメリットは以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

1. 業務効率化

ChatGPTは、多様な業務をサポートするAIツールです。これにより、これまで人間が時間を費やしていた作業を効率的に進めることが可能となります。たとえば、単純なタスクはChatGPTに任せることで、社員はよりクリエイティブで戦略的な業務に集中できるようになります。

さらに、業務時間の短縮により、社員の負担が軽減され、人材不足の解消にも貢献します。結果として、職場全体の生産性と雰囲気が向上し、働き方改革の推進や社員満足度の向上にもつながっていくでしょう。

2. コスト削減

ChatGPTの導入は、企業のコスト削減に大きく貢献します。

具体的には、以下の点が挙げられます。

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

人件費の削減

ChatGPTは、専門知識がなくても簡単に操作でき、24時間対応が可能なAIです。これにより、特別なスキルが不要で、夜間対応を含めた業務の効率化が図れます。

具体的なメリットは以下のとおりです。

ChatGPTにできること	メリット
自然な日常会話での操作	日常会話で操作できるため、専門知識を持った人材の育成コストを削減
24時間対応	夜間対応も自動化可能となり人件費を抑制
チャットボット活用による自動化	顧客対応の自動化でコールセンターの人件費を大幅に削減

これらを活用することで、人件費を多角的に削減する可能性が広がります。

クラウドベースの導入によるコスト削減効果

ChatGPTはクラウドベースで運用されるため、従来のサーバーやITインフラにかかる初期投資や運用コストを大幅に削減することが可能です。これにより、企業は高額なインフラ整備にかかる費用を抑え、以下の点でコスト効率を高めることができます。

ChatGPTにできること	メリット
クラウドベースサーバーでの導入	高価なサーバーを導入する必要がなく、ITインフラにかかる初期投資の削減
クラウドを活用した運用	クラウドを活用することで、サーバーの運用管理にかかるコストも削減

このように、ChatGPTの導入は企業全体の運営に貢献します。

3. 創造性の向上

ChatGPTは、企業の新たなアイデアを創出する強力なツールです。幅広い分野の知見を持ち、社員の思考を刺激し、創造性の向上に貢献します。

ChatGPTを活用して創造性を高める具体例は以下のとおりです。

ChatGPTにできること	メリット
マーケティング戦略の立案	他業界の成功事例を参考に、ユニークな視点や新たなアプローチを提供
資料作成	日常業務に役立つ情報を提供し、効率的かつ質の高い資料作成が可能
営業提案	様々な視点からの提案をサポートし、より説得力のある営業提案を実現可能

これらの業務において、ChatGPTが提供する情報と、社員の経験や知識が融合することで新たな視点やアイデアが生まれ、業務の品質向上が期待できます。

ChatGPTの社内利用に成功するのための3ステップ

このロードマップは、ChatGPT導入成功のためのステップを導入準備から全社展開まで具体的に示しています。

このロードマップを活用すれば、ChatGPTを効果的に活用し、業務効率化やイノベーションを加速できます。

Step1.　【現状分析・目標・計画立案】課題と可能性の把握

AI導入の成功の鍵は、自社に最適な業務を選ぶことと、明確な目標設定です。リソースを最適化し、目標達成への土台整備が期待できます。

現状分析から計画立案に至るステップは以下のとおりです。

最新の技術動向を踏まえ、自社が抱える課題とChatGPTの活用可能性を洗い出しましょう。チーム全体で共有することで、一体感が生まれ成功への道が開けます。

Step2.　【試験的導入】小規模なプロジェクト

ChatGPTを導入する際、いきなり大規模な導入を進めるのではなく、まずは小規模なプロジェクトで試験的運用を行うことをおすすめします。

これにより、以下の利点が得られます。

このプロセスにより、コストを抑えながら課題の早期発見と改善が可能となり、最終的な大規模導入が成功しやすくなります。

Step3.　【評価・実行】継続的な改善と全社展開

小規模な試験運用で得られた知見を基に、全社で本格的なシステム導入を進めることが重要です。

導入効果を最大限に引き出すためには、次のポイントに注目してください。

これにより、全社的なシステム導入の成功を支援し、継続的な成長を実現できます。

ChatGPTの有効活用方法 – ユースケース具体例

ChatGPTは、様々な業務の効率化をサポートし、企業の生産性向上に大きく貢献するAIツールです。 

ChatGPTのバックオフィスでの活用事例を、業務別と部署別に分けてご紹介していきます。

1. 業務効率化の具体例5選

以下に業務別の具体例を5つ紹介します。

① チャットボットで自動化したFAQ

ヘルプデスクの問い合わせ対応をチャットボットに置き換えることで、対応速度が向上し、人的ミスを減らせます。

具体的には、ChatGPTが以下の業務を自動化します。

これにより、従業員はより重要で複雑な業務に集中でき、全体の業務効率が向上します。

② メールや資料などの文章作成

ChatGPTは、文章作成を効率化するための非常に有用なツールです。

具体的には、以下のステップで活用できます。

これにより、企画書や報告書、メルマガなどの作成がスムーズになり、作業の効率化が図れます。

③ 議事録作成

文字起こし機能とChatGPTの連携により、会議の議事録作成が自動化されます。
ChatGPTと音声認識機能を組み合わせることで、会議の議事録作成を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。

具体的な手順はつぎのとおりです。

このプロセスにより、議事録作成の時間を大幅に削減し、他の重要業務に集中できるようになります。

④ マニュアル作成

ChatGPTを活用することで、キーワードを入力するだけで専門知識がなくても高品質なマニュアルを自動生成でき、業務効率が大幅に向上します。

具体的なメリットは以下のとおりです。

業務の標準化	統一フォーマットで作成されるため、誰でも同レベルの品質で業務遂行可能
時間の大幅な削減	人手で行っていたマニュアル作成時間を大幅に短縮
ミス防止	標準化されたマニュアルにより、人為的ミスを削減
新人教育の効率化	新人社員が短期間で業務を習得可能

さらに、AIが作成したマニュアルは常に最新情報に更新しやすく、組織の成長をサポートします。

⑤ 文章検索、社内データの検索

ChatGPTを使えば、社内文書の検索が劇的に変わります。 

従来のように、大量の書類を一つ一つ手作業で探す必要はありません。まるで先輩社員に質問するように、「このプロジェクトの資料はどこだろう？」とChatGPTに尋ねるだけで、すぐに必要な情報を見つけ出せます。

これにより、新人社員もスムーズに業務を開始でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。

2. 部署別の活用事例5選

以下に部署別の活用事例を5つ紹介します。

①【人事】採用から育成、評価まで

人事部門は、多岐にわたる業務を担う企業の中核的な機能です。この重要なプロセスにおいて、ChatGPTのようなAI技術を活用することで、大きな効率化が期待できます。

具体的には以下のとおりです。

採用プロセスの支援	候補者の履歴書スクリーニングや面接質問の準備をサポート
育成・研修	トレーニング内容の提案やマニュアルの作成
評価サポート	評価ではデータの分析とレポート作成

これにより、業務の負担が軽減され、人事部門がより戦略的な役割を果たすための時間とリソースが確保できます。

②【法務】契約・規定の支援

法務部門は、契約管理や法的リスク評価、ポリシー策定など、企業運営の重要な役割を担っています。この複雑な業務において、ChatGPTを活用することで効率性と正確性を大幅に向上させることができます。

具体的には以下のとおりです。

契約書の初稿作成	契約の基本構造や一般条項を自動生成
規定・ポリシーの 草案作成	法的要件やベストプラクティスに基づき作成

これにより、時間を要する手作業を短縮し、迅速かつ正確な業務遂行が可能になります。法務部門は複雑な法的検討や交渉に集中でき、企業の法的基盤をさらに強化できます。

③【財務】財務レポート・経費管理・財務データ分析を支援

財務部門は、企業の財務健全性を維持し、成長を促進するために重要な役割を担っています。
この部門でChatGPTを活用することで、以下のような業務が効率化し、正確性が向上します。

財務レポートの作成	作成の各段階をサポートし、企業の財務状態の正確な把握と報告を支援
経費管理	経費項目の自動識別、報告書の自動生成
財務データ分析	財務指標の計算、トレンド分析、将来の財務予測を支援

これらの効率化により、複雑な計算やデータ整理の手間を削減できます。財務部門は戦略的な意思決定により多くのリソースを投入でき、会社の現状を把握しやすく、より良い経営判断に役立ちます。

④【営業】リサーチ補助・市場調査

市場動向の把握は、戦略的な意思決定の基盤となる重要な業務です。
ChatGPTを活用することで、多様な情報源から効率的にデータを収集し、分析することが可能です。

市場動向の把握の ためのデータ収集	・ SNSの投稿やコメントの分析 ・ ニュース記事やブログのまとめ  ・ オンライン調査やインタビューの分析
顧客のニーズ分析	・ レビューの分析  ・ 購買データの解析 ・ SNSやオンラインフォーラムの活動の分析
企業の競争力分析	・ レビューの分析  ・ 購買データの解析 ・ SNSやオンラインフォーラムの活動の分析  ・ 競合企業のウェブサイトやプレスリリースの分析 ・ 競合製品の分析  ・ 競合企業のマーケティング戦略やキャンペーンの観察

ChatGPTを活用したこれらのプロセスにより、市場戦略の策定や顧客ニーズの把握が迅速化し、競合リサーチを効率的に行えます。その結果、ビジネスの成長を加速させ、営業部門がより戦略的に活動できるようになるでしょう。

⑤【営業事務】アンケート分析の効率化

営業事務では、顧客満足度や市場調査を目的としたアンケート分析が重要な業務の一つです。時間がかかって大変なアンケート分析も、ChatGPTを導入すれば問題が解決できます。

ある企業では、ChatGPTを活用してアンケート内容の仕分けを自動化しました。アンケート結果と「課題ごとにカテゴリ分けする指示」をChatGPTに入力することで、効率的に課題を整理できました。さらに、解決策の提案まで自動化でき効率が大幅に向上しました。

このようにChatGPTを活用することで、アンケート分析の時間を大幅に短縮し、営業事務の業務効率が向上します。

ChatGPTを社内利用する際の注意点5つ-課題と解決策

ChatGPTのような生成AIは、新たなビジネスの可能性を広げる一方で、導入にはリスクも伴います。

そのため、絶えず進化するAI技術についていくための継続的な学習とアップデートが必要となります。

ChatGPTは便利なツールですが、あくまでツールの一つです。その出力結果は鵜呑みにせず、人間が主体的に考え判断することが重要となります。

つぎに課題と解決策を挙げます。

	課題	解決策
情報漏洩のリスク	・ 誤入力による情報漏洩のリスク ・ 第三者ユーザーへの回答に含まれる可能性 ・ 社員自身が機密情報を入力していることに気づかない	セキュリティ対策の強化 ・ ChatGPTには機密情報を入力しない ・ 社員への周知徹底と教育・研修を行う ・ ChatGPTの学習機能をオフにする
著作権を侵して しまうリスク	・ 著作権侵害になる恐れがあり損害賠償につながる ・ プライバシー侵害に当たる文章が生成される	利用規約の確認 ・ AIが出力した文章は、必ず人が確認し、修正する ・ 情報の信憑性、権利関係、不適切な表現などを重点的にチェックする ・ ChatGPTの利用に関するガイドラインやルールなどを作成する
情報の正確性と 倫理	生成情報は常に正確とは限らない ・ 情報の古さ：最新の情報は反映されていない ・ ハルシネーション：存在しないことや事実と異なる情報を「もっともらしいうそ」として回答 ・ 偏見や差別生成のリスク：学習データに含まれる不適切な表現を反映してしまう可能性	・ 事実確認：外部の信頼できる情報源で照らし合わせ、情報の正確性や信憑性を確認する ・ 倫理的チェック：差別的な表現やハラスメントにつながるような表現が含まれていないか確認する
導入コスト	導入にかかる費用 ・ 初期費用 ・ 月額利用料金 ・ 開発コスト：独自のシステムの場合 ・ 運用コスト：維持管理やセキュリティ対策 ・ 人件費	・ 小規模な導入：全社一斉ではなく、まずは一部の部署で試験的に導入し効果を検証する ・ 長期的な視点：初期費用だけでなく、長期的なコストも考慮し導入計画を立てる ・ 人材育成：社内でデジタル人材やDX人材を育成したり、外部の専門企業に相談したりする
AI技術の継続的 な学習と更新	・ システムの性能と拡張可能性の問題：アクセス増加時にシステムが耐えられず、サービス中断の可能性 ・ データの質と偏り：学習データに偏りがあると、回答する結果も偏ってしまう可能性 ・ 技術の進化への対応：AI技術は日々進化しており、常に新しい技術や手法が登場	・ 常に負荷に対応できるよう、システムの性能を強化し、必要に応じて仕組みをスケールアップする必要がある ・ 多様で高品質なデータを用意し、AIが偏った学習をしてしまうことを防ぐ必要がある ・ AI技術の進化に合わせ、システムを常に更新し成長させることが大切

情報の正確性と倫理的な側面に注意しながら活用していきましょう。

これらの課題をクリアすることで、AIを最大限に活用し、ビジネスを成功につなげられます。

ChatGPTは社内利用すべき優秀なビジネスパートナー

ChatGPTの導入から活用までの完全ガイドをお伝えしてきました。

ChatGPTは、もはや単なるツールではなく、ビジネスのパートナーとなる存在です。
その可能性は無限大であり、私たちの想像を遥かに超える未来を切り開いていくでしょう。

あなたも、ChatGPTと共に、革新的なビジネスを創出できるはずです。